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コスト削減

紙での文書保管では、確認したい書類がある場合は席を立って保管場所に行き、書類を探し検索する、という動作が必要で行動数が多くなります。

また、質量的にも紙は非常に場所をとるので書類が多いとオフィスのスペースも必要です。

・文書・書類の保管スペース（書庫、ロッカーなど）や場所代といった、保管コストの削減

・保管場所から移動する際の集荷や配送等の運搬コストの削減

・文書検索にかかる作業コストの削減 

といったコストの削減のメリットがあります。 

セキュリティ向上

紙での文書保管では、確認したい書類がある場合は席を立って保管場所に行き、書類を探し検索する、という動作が必要で行動数が多くなります。また質量的にも紙は非常に場所をとるので書類が多いとオフィスのスペースも必要になります。

・書類の保管スペース（書庫、ロッカーなど）や場所代といった、保管コストの削減

・保管場所から移動する際の集荷や配送等の運搬コストの削減

・文書検索にかかる作業コストの削減

業務効率の向上

コスト削減につながる部分もありますが、電子化されたデータはタイムリーに欲しい情報を得られるようになり、業務効率が向上します。 

・文書・書類が管理しやすくなる 

・キーワード検索を利用し、情報取得・整理など時間を短縮できる 

・共有データとし観覧・情報共有がしやすくなる。